TER UMA EQUIPE EFETIVA É POSSÍVEL? Aqui você encontra uma dica importante!

20140506_212427Como consultora organizacional tenho recebido constantemente solicitações de treinamento para os colaboradores. As queixas apontam para a baixa produtividade, falta de comprometimento, problema de gestão do tempo e falta de engajamento. São os aspectos campeões de reclamações, encontram-se há algum tempo no topo da lista de quase todas as empresas.

E será que é possível ter uma equipe efetiva?

E em tempos de crise como a que estamos vivendo, o chefe costuma cobrar mais e mais porque também está sendo cobrado. No entanto, vamos ver alguns aspectos importantes diante da situação:

  1. O importante nesses momentos é não fazer uma simples transferência de pressão para os funcionários. Eles precisam estar bem para poderem entregar as melhores soluções e resultados. Desafios são importantes desde que sejam realistas.
  2. No entanto, cobrar pouco ou de menos, também pode ser um erro.
  3. Esperar que o colaborador se torne efetivo pelo simples fato de cobrar, também não resolve.

Em qual dos aspectos acima você, gestor, se enquadra? Como tem cumprido o seu papel nesta relação empresarial?

Se na sua empresa também ocorrem problemas desta natureza, é importante que você se pergunte:

  • O que eu fiz ou deixei de fazer para que chegássemos nesta situação? Ou seja, como empregador, gestor ou executivo, vale lembrar que antes de tudo você tem a sua tarefa a cumprir, ou seja, ser eficiente e eficaz no seu papel de gestor ou empregador. Seu papel é oferecer condições de trabalho que sejam adequadas. Isso significa contratar pessoas certas para o lugar certo, objetivos bem alinhados, equipamentos e materiais adequados para o trabalho, pessoas em número suficiente e treinamento necessário e condizente para cada situação, matéria-prima disponível, processos claros, bem definidos e alinhados para execução das tarefas, tempo suficiente para concluir a tarefa (sem excessos de horas extras e de pressão), clima organizacional positivo, etc.
  • Esse cuidado e um monitoramento de todos os aspectos precisam acontecer constantemente, sistematicamente.

Se ainda assim você está mais para “bombeiro” (só apagando fogo dentro da empresa) ao invés de gastar tempo e energia pensando em inovações e novas estratégias, seguem algumas técnicas que podem lhe ajudar a encontrar respostas e fazer intervenções adequadas.

Suponhamos que o problema seja que os produtos tenham sido entregues sistematicamente com atraso. Um método simples e que funciona, é o uso dos cinco porquês. Na situação acima, funcionaria da seguinte forma:

  1. Por que os produtos têm sido entregues sistematicamente com atraso? Porque foram postados com atraso.
  2. Por que os produtos foram postados com atraso? Porque o prazo de produção estourou.
  3. Por que o prazo de produção estourou? Porque os materiais para a confecção não estavam disponíveis.
  4. Por que os materiais não estavam disponíveis? Porque não foram solicitados a tempo ao fornecedor.
  5. Por que os materiais não foram solicitados a tempo ao fornecedor? Porque o controle de estoque não acompanhou o aumento da demanda pelo material.

Observe que, após a aplicação da técnica dos “Cinco Porquês” detectou-se a falha principal: o gerenciamento ineficiente do estoque. Assim, o que a princípio parecia ser um problema de terceiros, relacionado a entrega e fornecedor, acabou surgindo como uma falha interna após um questionamento um pouco mais aprofundado. O atraso, portanto, é apenas um sintoma de um problema maior, que agora pode ser devidamente solucionado. Responderam aos 5 porquês? Se a causa-chave foi encontrada, só falta então definir medidas para sanar definitivamente o problema! A técnica serve para qualquer situação.

Inicie perguntando o porquê do acontecido. Vá mais além, investigando o porquê do por que anterior até chegar a resposta que precisa. E faça as intervenções para solucionar o problema na raiz e evitar retrabalhos nas próximas vezes.

EFICIÊNCIA, EFICÁCIA E EFETIVIDADE

Atualmente, a expectativa é de que o colaborador consiga distinguir o significado desses termos.  Muito mais que isso, consiga na prática o que elas significam. As empresas estão passando por uma onda de baixo faturamento. Além disso, procurando vantagens competitivas em relação à concorrência. Por isso, destacar-se no quesito produtividade pode significar e ser definitivo para seguir no mercado.

As diferenças entre os três conceitos, inicialmente, podem até parecer sutis. Para Peter Drucker, a definição é simples: eficiência é fazer certo as coisas e eficácia significa fazer as coisas certas. O ideal é conseguir ser uma pessoa eficaz e eficiente ao mesmo tempo. As duas caminham muito melhor quando juntas. Para simplificar a compreensão dos termos, vamos a um exemplo:

Suponhamos que haja um vazamento de água no escritório da diretoria. O primeiro funcionário, imediatamente corre atrás de um pano, de um balde e de um rodo para retirar toda a água do ambiente. Ele foi eficiente, pois fez de maneira certa o que deveria ser feito. O segundo funcionário procurou observar toda a sala e tentar encontrar a origem para o surgimento de tanta água, concluiu que vinha exclusivamente do banheiro instalado naquela sala. Uma vez lá dentro, percebeu que a um cano embaixo da pia havia rachado.  Tratou de avisar o setor de manutenção que imediatamente veio com os equipamentos e solucionou o problema, trocando por um cano novo. Este funcionário foi eficaz, pois fez o que era certo fazer para solucionar o caso. A eficiência significa realizar um trabalho correto, sem muitos erros, por outro lado a eficácia consiste em realizar um trabalho que atinja totalmente o resultado. Caso apenas secasse o chão – seria apenas parte da solução.

A eficácia e a eficiência quando juntas são efetivas. Se por um lado é preciso saber a coisa certa a ser feita, por outro é preciso realizar as operações com menos recursos – menos tempo, menor orçamento, menos pessoas, menos matéria-prima, etc. Não é assim que queremos nossas equipes?

A efetividade, portanto, é a soma das duas, em outras palavras, é um hábito, ou seja, uma soma de ações repetidas no tempo certo, na hora certa, na medida certa onde quer seja necessário.  Assim, a gestão eficiente e eficaz está relacionada à capacidade administrativa e de produzir o máximo de resultados com o mínimo de recursos, energia e tempo, exigindo assim, o planejamento e o gerenciamento dos recursos humanos, dos materiais, dos recursos financeiros, de forma efetiva. Ser efetivo é alcançar a satisfação, o sucesso na prática do que é feito. Simplificando, ser efetivo é realizar aquilo que foi feito (eficiência) da maneira certa (eficácia).

Isso é possível?

Com certeza será, se formos capazes de cumprir bem o papel de gestor e de líder, partindo do princípio de escolher bem as pessoas que farão parte da nossa equipe. Saiba o que procurar e encontre o que procura.  Fique com aqueles que corresponderem com as necessidades da sua empresa. Seja também capaz de uma autoanálise sobre a própria postura, autodesenvolvimento, aprendizados com os erros, monitorando e avaliando constantemente cada aspecto importante do seu processo pessoal e profissional que são responsáveis pela sua forma de gestão e liderança na prática. E juntos, equipe e líderes, tornar-se-ão parte do grupo de empresas feitas para vencer. Ter uma equipe efetiva, portanto, depende em grande grau, da efetividade do(s) seu(s) líder(es).

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